Автоматизація договорів будь-якого підприємства. Можливість систематизувати велику кількість різних договорів та контролювати умови їх виконання. Програмний комплекс “Автоматизована система обліку договорів” призначений для обліку договорів підприємства. У базовій комплектації система дозволяє вести облік наступних видів договорів:

– підряду,
– субпідряду,
– поставки,
– страхування.

Разом із тим, передбачена можливість розширювати функціональність комплексу у відповідності з вимогами підприємства, за допомогою додаткових підключаємих модулів, що робить Систему гнучкою та динамічною.

Система веде облік як діючих, так і непідписаних (проектів) договорів та договорів, що втратили чинність (ведення архіву). Ті договори, що були розірвані однією із сторін (або обома), можуть бути відправлені до архіву Системи або вилучені із бази даних.

Даний комплекс забезпечує:

– уведення, редагування та зберігання уведеної інформації;
– формування звітності по договорам;
– аналіз термінів виконання робіт;
– аналіз термінів дії дозвільних документів.

Кожний договір у Системі, окрім загальних відомостей (дата підписання, предмет договору, строк дії, сума договору, умови оплати, відсотки штрафів, короткий зміст договору, наявність протоколу розбіжностей та протоколу узгодження розбіжностей, дані про сторони договору на момент підписання договору та інші), може містити ще й дані, які є специфічними для окремого виду договору. Так для договору субпідряду враховуються наступні відомості: відомості генпідряду, ліміт фінансування, штраф за несплату відсотку генпідряду. Для договорів поставки враховуються: тип поставки (купівля/продаж), умови поставки та інше. Для договору страхування, окрім загальних, будуть враховані: об’єкт страхування, умови страхування, ліміт відповідальності страхувальника, терміни страхування, страхова сума, страховий тариф та загальний страховий платіж із зазначенням дати внеску платежа або графіку (при поступовій оплаті), перелік страхових випадків, умови їх призначення та інші специфічні відомості.

Система дозволяє зберігати коротку інформацію про зміст договору та посилання на повний текст документа. Для кожного договору можна зберігати супутні йому документи, такі як:

– кошториси,
– графіки виконання робіт,
– графіки внесення страхових внесків (при поетапній оплаті),
– специфікації та інші документи.

Система дозволяє будувати зв’язки між додатками до договору. Вказувати посилання одного документу на інший. (наприклад, що кошторис виконано на основі специфікації тощо). Це дозволить отримати повну картину взаємозв’язків між документами.

Для кожного договору програма дозволяє обрахувати загальну суму по усім додаткам до нього. Якщо дані зберігаються у форматі, сумісному з форматом MS Office Excel 9x/2000/XP, то вони можуть бути збережені у цьому форматі простим та легкодоступним способом. Збережіть увесь файл (робочий лист, книгу) або просто скопіюйте необхідний фрагмент та вставте його у потрібне поле документу. Для усіх типів договорів існує єдиний довідник контрагентів, розділений на групи: підрядники, субпідрядники, страхувальники, постачальники). З кожним контрагентом пов’язані наступні відомості:

– юридична та поштова адреси,
– банківські реквізити (кілька),
– перелік ліцензій та дозвільних документів,
– перелік перших осіб підприємства з контактними телефонами та електронними адресами.

Також Система дозволяє отримувати звіти з можливістю вибрати дані, які необхідно включити у звіт:

– по контрагенту (відомості про дозвільні документи та ліцензії, діючі договори, розірвані договори та проекти договорів),
– по договору та супутнім документам (за вибором),
– по договорам в цілому по підприємству.

Важливою функцією “Автоматизованої системи обліку договорів” є параметризований пошук документу (як договору, так і його додатків), який дає можливість швидко знайти потрібний договір за ключовими словами, номером, контрагентом, предметом, датою підписання, терміном дії та іншими параметрами, що значно спрощує управління пакетом договорів підприємства та вивільняє час для суттєвої роботи.

Даний комплекс, перш за все, спрямований на використання юристом або діловодом підприємства, яким за родом їх діяльності доводиться самостійно систематизувати наявну інформацію про документи та проводити її аналіз. Пропонована Система виконає це швидше та надійніше, усунувши ризики, пов’язані із “людським фактором”. Система проведе аналіз термінів дії договорів та дозвільних документів та попередить про це користувача та надасть докладний звіт, який при необхідності можна роздрукувати.

Програмний комплекс був розроблений з використанням технології “Клієнт-Сервер”, що дозволяє організувати роботу відразу декількох робочих місць для розподілення обов’язків по уведенню договорів та документів та роботі з програмою. База даних Системи знаходиться під керуванням високопродуктивного SQL-сервера Firebird 2.1, що гарантує безвідмовну роботу великої кількості користувачів. Цей сервер баз даних здійснює і аутинтифікацію (перевірку) користувачів Системи, здійснюючи розподілення прав доступу до бази даних Системи у відповідності із посадовими інструкціями.

Система забезпечує прозорість роботи кількох користувачів – дані, уведені одним користувачем, будуть видні й іншим, що підвищить продуктивність роботи кожного користувача. При розподіленні на декілька робочих місць, усі користувачі працюють із однією базою даних, а це дозволяє значно прискорити процес заведення даних та отримання необхідних даних про документи, пов’язані із життєвим циклом договору, як на стадії підготовки, так і під час дії договору.

 

ЗАВАНТАЖИТИ ДЕМО-ВЕРСІЮ ПРИДБАТИ ПОВНУ ВЕРСІЮ

Використання Системи дозволить:

  • Посилити контроль керівників за діяльністю підприємства.
  • Підвищити контроль за термінами дії документів, що дозволить зменшити ризики штрафних санкцій.
  • Вивільнити час юриста для виконання інших задач.
  • Систематизувати діловодство підприємства.
  • Зменшити час, який витрачають працівники на пошук необхідної інформації про договір чи пакет документів (уникнути копирсання у папках, де зберігаються оригінали документів).

на 1 комп'ютер

7800 грн.

Система Автоматизованого Обліку Договорів

на 3 комп'ютери

13260 грн.

Система Автоматизованого Обліку Договорів

кожен наступний

+4420 грн.

Система Автоматизованого Обліку Договорів